6. Памятки по работе в системе

Эти памятки описывают конфигурацию «Облачный ITAM Suite»: в ней уже подготовлены процессы, формы и профили загрузки из примеров.

Инструкции помогут быстро начать работу — от заведения первой карточки оборудования до выдачи, инвентаризации и отчётов.

Начните с одной-двух единиц имущества. Пройдите весь маршрут на учебном примере, затем переходите к фактическим данным организации.

Если вы открыли систему впервые

Слева находится адаптивное меню: при узком экране или свёрнутой панели видны только значки. Раскройте его стрелкой вверху панели, чтобы увидеть названия. Реестр — таблица записей выбранного раздела. Карточка — форма одной записи, открытая из этой таблицы.

Нужно сделать	Где начать в интерфейсе
Завести единицу оборудования	Активы → + Актив → Тип, например «Ноутбук»
Принять, выдать, переместить, вернуть	Задачи → + Задача → соответствующий тип операции
Создать инвентаризацию	Задачи → + Задача → Тип «Инвентаризация»
Найти уже созданную сверку	Задачи → вкладка «Инвентаризации» → поиск по названию
Посмотреть показатели	Отчеты и аналитика → выбор отчёта над диаграммами

В новой карточке сначала может быть только поле «Тип». Остальные поля появляются после его выбора. Название записи не заменяет тип. На скринах учебного контура показаны места действий; состав доступных разделов зависит от вашего профиля.

С чего начать

1. Первый вход и главная — разобраться с рабочими местами, поиском и уведомлениями.
2. Карточка актива — создать запись, заполнить реквизиты и проверить связи.
3. Поступление оборудования — принять имущество на склад.
4. Выдача оборудования — закрепить его за сотрудником.
5. Перемещение или возврат — правильно изменить размещение и закрепление.
6. Инвентаризация, печатные формы и отчёты — проверить результат и сохранить документ.

Частые рабочие ситуации

• Сотрудник увольняется — вернуть оборудование и проверить, что осталось у него.
• Сотрудник меняет подразделение — что исправить в карточках и когда нужно перемещение.
• Ошибка в учёте — как исправить карточку, задачу или разобраться с дублем.

Найти нужную памятку

Начать работу

• 6.00 Начало работы: подготовить данные и справочники — для администратора учёта: источники данных, организации, сотрудники, склады, производители и модели до первой загрузки имущества.
• 6.01 Первый вход и главная
• 6.02 Создать и проверить карточку актива
• 6.03 Загрузить активы из Excel

Движение оборудования

• 6.04 Принять оборудование на склад
• 6.05 Выдать оборудование сотруднику
• 6.06 Переместить оборудование
• 6.07 Вернуть оборудование на склад

Проверка, ремонт и списание

• 6.08 Провести инвентаризацию
• 6.09 Передать оборудование в ремонт
• 6.10 Подготовить и отразить списание

Связи и результаты учёта

• 6.11 Учесть ПО, лицензию и назначение
• 6.12 Связать имущество с договорами и сервисом
• 6.13 Открыть отчёт и проверить показатели
• 6.14 Сформировать акт, карточку или ведомость

Помощь

• 6.15 Частые вопросы нового пользователя

Как читать инструкции

Каждая памятка объясняет, когда нужен процесс, какие права и данные подготовить, что нажать и как убедиться в результате. В конце — ответы на частые вопросы.

Названия полей и действия приведены для настроенной коробки 2.31. Ваш профиль определяет доступные разделы и действия. Если нужного действия нет, обратитесь к администратору учёта. Наличие кнопки само по себе не подтверждает разрешение на запись.

На скриншотах показаны условные учебные записи. Имена, номера, цены и документы из примеров не следует переносить в рабочий учёт как фактические сведения вашей организации.

Четыре понятия, которые пригодятся сразу

Понятие	Что означает
Актив	Отдельная учётная запись оборудования, компонента, ПО, лицензии или другого ресурса
Задача	Операция с ответственным, составом имущества, параметрами и результатом
Связь	Отношение между самостоятельными объектами: например, ноутбуком и ОС, лицензией и назначением, активом и договором
Представление	Сохранённый набор колонок и фильтров реестра; пустая выборка не означает, что данные удалены

Сотрудник, использующий имущество, ответственный за задачу и материально ответственное лицо — разные роли. Не подменяйте одну другой при заполнении.